1. 1 Aconex là gì?
Aconex là giải pháp lưu trữ, quản lý hồ sơ thông tin và quy trình dự án trực tuyến giúp các bên tham gia thực hiện dự án như Chủ đầu tư, Tư vấn, Nhà thầu, Cung ứng… làm việc cộng tác. Mọi thành viên tham gia dự án có thể trao đổi liên lạc, làm việc cộng tác, thực hiện dự án thông qua một hệ thống thông tin đồng bộ và nhất quán trong suốt vòng đời dự án. Thông tin dự án được lưu trữ và quản lý có hệ thống phục vụ không chỉ cho giai đoạn phát triển dự án mà còn trong giai đoạn vận hành và khai thác tài sản.
1. 2 Đối tượng khách hàng của Aconex
Aconex là ứng dụng trực tuyến phù hợp cho các bên tham gia thực hiện dự án như Chủ đầu tư, công ty tư vấn, nhà thầu… ACONEX cho phép các bên tham gia dự án thiết lập cơ chế làm việc cộng tác trên cùng một cơ sở dữ liệu tập trung, thông qua các quy trình thiết lập sẵn, mỗi người sẽ được gắn quyền để truy xuất và làm việc, hệ thống sẽ tự động nhắc nhở, phân phát những tài liệu hồ sơ liên quan đến đúng người cần xử lý và theo thời gian thực.
Với cơ chế bản quyền linh động, ACONEX có thể được ứng dụng cho một dự án cụ thể hoặc dung để quản lý nhiều dự án cùng một lúc. Doanh nghiệp có thể lựa chọn mô hình ứng dụng ACONEX theo công nghệ điện toán đám mây với một dự án cụ thể và không giới hạn người dung hoặc mô hình tự quản trị hệ thống cho phép doanh nghiệp quản lý không giới hạn dự án tại cùng một thời điểm.
1. 3 Lý do tại sao phải lựa chọn Aconex
Do tính chất môi trường làm việc dự án gồm nhiều bên tham gia cùng lúc, các công tác thực hiện cần phải được sắp xếp và đưa vào quy trình rõ ràng nhằm hạn chế tối đa trì trệ trong thực hiện công viêc, ACONEX giúp các bên chia sẻ dữ liệu, tối ưu hóa nguồn lực khi mọi thông tin như công văn đến/ đi, hồ sơ bản vẽ … được sắp xếp có hệ thống và được quản lý xuyên suốt từ khi dự án bắt đầu đến khi đưa và vận hành khai thác, mọi người từ các công ty khác nhau có thể tái sử dụng thông tin dự án của nhau nên giảm thiểu rủi ro và chi phí cũng như nâng cao hiệu xuất làm việc.
2. Tóm tắt kinh doanh
2. 1 Quyền sở hữu công ty
Aconex là công ty của Úc có trụ sở chính tại Melbourne. Hiện nay Aconex có 40 văn phòng ở các nơi trên thế giới. Tại Châu Á hiện có 7 văn phòng, văn phòng chính được đặt tại Hồng Kong.
Tại Việt Nam Aconex hoạt động từ năm 2005 và hiện đang hỗ trợ các khách hàng quản lý hơn 20 dự án trên hệ thống.
2. 2 Các sản phẩm và dịch vụ
Quản lý Tài liệu- Dịch Vụ chính ( DOCUMENTS)
Mỗi công ty trong dự án đều có phần Tài Liệu Kiểm soát riêng biệt áp dụng cho tất cả các loại file(PDF, Word, Excel, DWG…).Tài liệu sau khi đăng ký sẽ được hiển thị trên Aconex với phiên bản mới nhất. Tuy nhiên, tất cả các phiên bản chỉnh sửa trước đều được lưu lại và có thể được tiếp cận dễ dàng. Những tài liệu này đều có thể được chuyển tới các đơn vị khác bằng phương thức điện tử. Chức năng tìm kiếm hữu ích cho phép người dùng tìm được tài liệu một cách nhanh chóng và chính xác.Với những phần tài liệu cần tìm kiếm thường xuyên có thể được lưu lại bằng bộ lọc cho những lần dùng sau áp dụng cho cá nhân người dùng hay cho tất cả người dùng trong công ty.
Chức năng đọc tài liệu- Dịch Vụ chính( VIEWER)
Aconex sẵn có chương trình đọc tài liệu trực tuyến cho phép người dùng đọc được hơn 450 định dạng file khác nhau kể cả file BIM/3D mà không cần cài thêm phần mềm cho máy tính.Chức năng này cũng cho phép nhiều người dùng thảo luận, đánh dấu trực tiếp trên tài liệu cùng một lúc ở các vị trí khác nhau.
Công cụ về quản lý quy trình công việc- Dịch vụ cộng thêm( WORKFLOW)
Đây là công cụ tùy chọn giúp tự động hóa những quy trình làm việc mang tính chất lặp đi lặp lại, và giảm thiểu sự trì hoãn trong việc quản lý, các quá trình phê duyệt, tăng khả năng phát hiện những vướng mắc để cùng tháo gỡ kịp thời. Nhà quản lý có thể giám sát quy trình công việc và chỉ đạo tiến độ của nhiều dự án cùng một lúc.
Quản lý thư/ Công văn- Dịch vụ chính (MAILS)
Hệ thống đóng vai trò là một kho thư điện tử của dự án không cho cá nhân người dùng mà cho toàn bộ người dùng tham gia dự án trong công ty, cho phép người dùng viết thư, gửi thư, tìm kiếm thư, xử lý thư…. Mỗi đơn vị có thể tạo các mẫu thư tín cho riêng họ, đảm bảo thông tin nhận dạng đồng nhất của công ty. Các thư sau khi đã gửi đi được tự động lưu trữ mà không ai thuộc bất kỳ đơn vị nào có thể xóa được. Những thư này đều có thể tìm lại được dễ dàng trên hệ thống bằng các công cụ tìm kiếm đa năng.
Công cụ quản lý quy trình đấu thầu- Dịch vụ cộng thêm (TENDER)
Đây là công cụ tùy chọn thêm quản lý điện tử quá trình đấu thầu, trong đó bao gồm việc phân phối tài liệu bản vẽ, thư tín, đánh giá, theo dõi, trạng thái từ khi mời thầu đến việc xét chọn nhà thầu. Công cụ này giúp tiết kiệm được thời gian mời thầu và quản lý các gói thầu cũng như các công việc quản lý hành chính.
Dịch vụ fax tích hợp- Dịch vụ cộng thêm (FAX)
Đây cũng là một trong những công cụ tùy chọn. Aconex cho phép nhận fax nội bộ cho dự án và cũng được quản lý như những tài liệu văn bản khác. Hệ thống cũng có thể gửi thư tín tới một địa chỉ fax.
Danh bạ- Dịch vụ chính (DIRECTORY)
Các thành viên Aconex quản lý thông tin của họ trên hệ thống. Mỗi công ty có người quản trị riêng có thể tạo thêm hoặc khóa địa chỉ người dùng cũng như phân cấp người dùng trong công ty. Tất cả những thành viên này được ghi trên danh bạ dự án và trên danh bạ người dùng Aconex toàn cầu rất dễ dàng tìm kiếm.
Báo cáo- Dịch vụ chính (REPORT)
Các chức năng liệt kê, sắp xếp và lọc trên Aconex cho phép vận hành một hệ thống báo cáo toàn diện thông tin dự án. Các báo cáo dễ điều chỉnh, giúp người quản lý dự án phát hiện ngay các vấn đề tiềm ẩn để xử lý kịp thời.
Lưu trữ thông tin giai đoạn sau khi dự án kết thúc- Dịch vụ cộng thêm (ARCHIVE)
Toàn bộ thông tin dữ liệu là tài sản trí tuệ của mỗi đơn vị tham gia dự án, được lưu trữ trên hệ thống sau khi dự án kết thúc. Chủ đầu tư có thể trả phí để tiếp tục đăng nhập và đọc những thông tin của dự án trực tuyến, hoặc yêu cầu đĩa DVD có lưu trữ toàn bộ thông tin và có chức năng tìm kiếm dễ dàng.
Máy chụp tự động tại Công trường- Dịch vụ cộng thêm (SITECAM)
Đây là phương thức hữu hiệu cho phép khách hàng xem toàn bộ quá trình xây dựng dự án, cho phép giám sát dự án trực tuyến từ xa. Aconex cung cấp hệ thống các bức hình kỹ thuật số chất lượng cao được chụp tự động 15 phút một lần.Việc giám sát bí mật các hoạt động tại công trường này có thể được thực hiện qua Internet ở bất cứ vị trí nào. Công cụ này đặc biệt hữu ích trong trường hợp giải quyết các vụ kiện tụng và bồi thường như việc trì hoãn do điều kiện thời tiết.
Công cụ giám sát ngoài công trường(Field Management)
Tận dụng những lợi thế của smartphone, Aconex đã phát triển công cụ quản lý các lỗi và sự cố trong quá trình triển khai dự án ngoài công trường. Các giám sát viên có thể dùng công cụ này để tạo mới, theo dõi, giao việc và báo cáo toàn bộ các sự cố hoặc lỗi khi vận hành dự án.Công cụ giúp cho người dùng giảm thiểu thời gian, giúp tạo lập các báo cáo chính xác, đúng hiện trạng để xử lý kịp thời, đảm bảo tiến độ của công việc.Hiện công cụ này của Aconex được tích hợp trên cả 2 ứng dụng của Apple và Androids.
Công cụ quản lý sau thi công( Smart Manuals)
Khi dự án tiến đến giai đoạn hoàn thành, một trong những công việc quan trọng là tập hợp toàn bộ thông tin trong suốt quá trình triển khai dự án để bàn giao cho chủ đầu tư các sổ tay vận hành dự án. Công cụ Smart Manuals của Aconex giúp tập hợp toàn bộ hồ sơ hoàn công giúp người dùng có thể truy cập dễ dàng mọi lúc mọi nơi để xử lý công việc, tiết kiệm thời gian và rủi ro do hồ sơ bị mất hoặc thất lạc.
3. Thế mạnh của sản phẩm( Hiệu quả của Aconex dựa trên những tiêu chí cơ bản)
| Các tiêu chí | Giải pháp(Aconex) | Các giải pháp khác | ||
| Trọng tâm chính | Aconex tập trung phát triển giải pháp quản lý hồ sơ trực tuyến theo tiêu chuẩn và quy trình của ngành xây dựng, đặc biệt cho các dự án lớn về hạ tầng và tài nguyên. | Các công cụ quản lý hồ sơ khác như Share Point/ FTP không được thiết kế riêng cho ngành xây dựng và đòi hỏi một quá trình khởi tạo tương đối phức tạp cho người dùng, mất nhiều thời gian cho việc triển khai. | ||
| Tiêu chí Kỹ thuật |
|
|
||
| Mô Hình kinh doanh | Aconex có văn phòng tại Việt Nam. Việc thiết lập triển khai dự án do chính nhân viên của Aconex thực hiện với sự hỗ trợ và tư vấn của nhiều chuyên gia trong ngành đến từ các quốc gia khác như Singapore, Hongkong. | Việc triển khai hỗ trợ được thực hiện qua đại lý. Đội ngũ nhân viên triển khai không phải các chuyên gia trong ngành. | ||
| Phương thức tính phí | Mức phí mà khách hàng phải trả đã bao gồm toàn bộ các dịch vụ liệt kê trong hợp đồng mà Aconex cung cấp bao gồm cả việc hỗ trợ, tập huấn. Không có phí phát sinh. Aconex cung cấp dịch vụ phần mềm( Software as a sercive), do đó không có chi phí phần cứng, đầu tư ban đầu, IT, bảo trì… | Tính phí theo số lượng và dung lượng người dùng Khách hàng phải trả thêm phí phát sinh trong quá trình sử dụng dẫn đến việc không ước tính được ngân sách cho việc sử dụng dịch vụ | ||
| Thời gian triển khai | Việc triển khai Aconex có thể được thực hiện nhanh chóng. Tùy thuộc vào tính phức tạp của dự án, thời gian tối đa cho việc triển khai là 10 đến 15 ngày bao gồm cả việc setup và training cho các thành viên ban đầu. | Do việc thiết lập hệ thống phức tạp, đối với những công cụ như Primavera, Prolog phải mất 2 đến 3 tháng để triển khai xong dịch vụ Đối với những công cụ khác như Sharepoint, FTP, việc triển khai phụ thuộc vào nhu cầu các chi tiết kỹ thuật và các chức năng sẽ sử dụng để tương thích với ngành xây dựng | ||
| Hỗ trợ/ Tập huấn | Việc hỗ trợ triển khai và tập huấn cho các thành viên và công ty tham gia sẽ được tiến hành trong suốt quá trình triển khai dự án. | Việc tập huấn và hỗ trợ sẽ phát sinh thêm phí nên người dùng thường tránh việc yêu cầu hỗ trợ, ảnh hưởng đến việc sử dụng của người dùng. | ||
| Các dự án điển hình ở Việt Nam |
Hiện tại Aconex có khoảng 25 dự án chạy trên hệ thống tại Việt Nam. Một số dự án tiêu biểu là:
|
4. Bảo mật dữ liệu
Bảo mật và quản lý dữ liệu của khách hàng trên Aconex là vấn đề quan trọng hàng đầu.Chúng tôi chịu hoàn toàn trách nhiệm về việc bảo mật thông tin cho khách hàng và dành tất cả nỗ lực cho việc xác minh tìm hiểu và ngăn chặn rủi ro.
Tính bảo mật và nguyên vẹn của dữ liệu
Aconex sử dụng hệ thống bảo mật tương tự như hệ thống bảo mật của ngân hàng để đảm bảo mã hóa tối đa thông tin của khách hàng. Theo mặc định,việc đăng nhập và xác thực dữ liệu được chuyển giao bằng sử dụng giấy phép 128-bit SSL được chứng nhận bởi một cơ quan cấp phép có thẩm quyền. Tất cả các máy chủ của Aconex đều chạy trên Microsoft hoặc hệ điều hành Red Hat Linux. Việc bảo mật thông tin được hỗ trợ bằng nhiều tầng lưu trữ tại ổ cứng,với các máy cung cấp năng lượng và viễn thông,cùng với nó là an toàn cơ sở vật chất, môi trường chống cháy và các máy chủ phục hồi dữ liệu trong trường hợp thiên tai.
An toàn cơ sở vật chất
Aconex sử dụng trung tâm dữ liệu thứ 3, quản lý chuyên nghiệp và giám sát liên tục, khóa các thiết bị trong phòng máy,kích hoạt truy cập điện tử có báo cáo, kiểm soát truy cập liên tục và có hệ thống máy phát điện dự trữ.
Bảo mật dữ liệu
Dữ liệu của khách hàng được truyền cùng lúc tới 3 máy chủ ở hai vị trí khác nhau. Quá trình đồng bộ hóa dữ liệu luôn đươc duy trì tiếp diễn và bất kỳ một sự cố nào sẽ được xử lý không trễ hơn 15 phút.
Cấp độ bảo mật
Thông tin được bảo mật tuyệt đối dưới 3 cấp độ: công ty, dự án, và người dùng. Những người dùng trong một công ty chỉ có thể xem được những thông tin tài liệu của họ gửi đi hoặc gửi đến công ty.Các công ty tham gia không có quyền truy cập dữ liệu của chủ dự án khi chưa được cho phép.
Tính dễ truy cập của hệ thống
Người dùng Aconex sử dụng hệ thống qua truy cập từ giao diện của Internet.Do đó, người dùng sẽ không gặp bất cứ khó khăn nào trong việc thao tác trên hệ thống như việc phần mềm cài đặt trên máy tính bị lỗi.
Quyền kiểm soát và sở hữu dữ liệu
Khách hàng có toàn quyền sở hữu trí tuệ và quyền kiểm soát thông tin của mình trên hệ thống của Aconex. Cả về mặt kỹ thuật và pháp lý, mỗi công ty tồn tại độc lập trên hệ thống. Không một đơn vị có thể xem được những thông tin nằm ngoài kho dữ liệu của công ty mình trong dự án mà họ là thành viên.
